Política para el tratamiento de la información

Empresa: AE CONSULTORES S.A.S.
NIT: 901.422.354-1
Correo Electrónico: consultas@abogada.legal

AE CONSULTORES S.A.S. es una sociedad comercial colombiana dedicada a la prestación de servicios jurídicos.

Para efectos de desarrollar su objeto social, AE CONSULTORES S.A.S. recolecta datos personales y en consecuencia ha elaborado la siguiente Política para el tratamiento de la información, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

La política que se describe a continuación se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y controle AE CONSULTORES S.A.S., como responsable de los mismos.

La política y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos contentivas de información de los clientes, proveedores y terceros en general; información que ha sido recolectada en desarrollo del objeto social de AE CONSULTORES S.A.S.

Los datos personales respecto de los cuales AE CONSULTORES S.A.S. ostenta el carácter de responsable, son incluidos en bases de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Prestar los servicios de asesoría jurídica a sus clientes;
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT;
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de la Firma;
• Evaluar la calidad de nuestros servicios;
• Dar respuesta a requerimientos a entidades de control para el suministro de información;
• Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener la veracidad de la información;
• Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias;
• Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio;
• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas;
• Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación comercial;
• Informar sobre nuevos servicios que estén relacionados con los servicios contratados o adquiridos;
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AE CONSULTORES S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a AE CONSULTORES S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por AE CONSULTORES S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

AE CONSULTORES S.A.S. se compromete a proteger su privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Por lo tanto, en el evento que de manera expresa nos autorice el uso de datos sensibles, AE CONSULTORES S.A.S. se obliga a hacer uso de los mismos de conformidad con las reglas establecidas en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, que señala:

“Artículo 6°. De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6° de la citada ley. 

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones: 

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 
2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.”

En AE CONSULTORES S.A.S. la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes es tratada de forma estrictamente confidencial con respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia de sus intereses superiores.

Los datos personales de niños y niñas son utilizados por AE CONSULTORES S.A.S. garantizando que en todo caso se utilizan para su óptimo desarrollo respetando el interés superior del niño conforme al objeto social de AE CONSULTORES S.A.S.

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así́ como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

consultas@abogada.legal

Estos canales podrán ser utilizados por titulares de información o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

1. Derecho de acceso:

El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de AE CONSULTORES S.A.S., el titular de la información podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

La petición será́ atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos:

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o eliminación, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AE CONSULTORES S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad
2. Su representante, previa acreditación de la representación
3. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por AE CONSULTORES S.A.S. indicados en el aparte siguiente del presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
• En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En AE CONSULTORES S.A.S. el responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, eliminación de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales es el área encargada y los canales para elevar la correspondiente petición es consultas@abogada.legal

La vigencia de la información, depende del cumplimiento de la finalidad y del uso, por lo tanto la información suministrada por los clientes, proveedores y terceros en general, permanecerá almacenada físicamente, en medios electrónicos o demás medios que se dispongan por AE CONSULTORES S.A.S. para tal fin, por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento.

La política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entra en vigencia el 1 de agosto de 2021.