¿Qué son los Programas de Transparencia y Ética Empresarial?

La Superintendencia de Sociedades, con base en las facultades atribuidas en la Ley 1778 de 2016, profirió la Circular Externa 001-000011 de 2021, que regula lo concerniente al diseño y adopción de Programas de Transparencia y Ética Empresarial al interior de sociedades comerciales, sucursales extranjeras y empresas unipersonales que funcionen en Colombia, con el propósito de hacer frente a los riesgos de corrupción y soborno transnacional.

En el mes de agosto de este año, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa 001-000011, la cual empieza a regir a partir del primero de enero del año 2022.

Esta resolución va dirigida a los administradores, oficiales de cumplimiento y revisores fiscales para que adopten Programas de Transparencia y Ética Empresarial o PTEE, como el mecanismo idóneo de gestión de los riesgos de corrupción y soborno transnacional.

Sociedades vigiladas obligadas a implementar los PTEE

• Que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos mencionados en este aparte, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Soborno Transnacional

• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 SMMLV

• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan obtenido ingresos totales o tengan activos totales iguales o superiores a 30.000 SMMLV

Empresas obligadas a implementar los PTEE

 

• Que se encuentren obligadas a cumplir con los requisitos del presente aparte, estarán obligadas a identificar y evaluar los Riesgos de Corrupción.

• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a 500 SMMLV

• Que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hubieren obtenido Ingresos Totales o tengan Activos Totales iguales o superiores a 30.000 SMMLV.

• Que pertenezcan a cualquiera de los sectores: Farmacéutico, Infraestructura y Construcción, Manufacturero, Minero-Energético, Tecnología de Información y Comunicaciones, Comercio de vehículos y autopartes y actividades auxiliares de servicios financieros, según requisitos que se indican en la Circular para cada sector.

Cumplimiento de criterios PTEE a 31 de diciembre

Las Empresas y Sociedades Vigiladas que a 31 de diciembre de cada año cumplan con los criterios antes establecidos tendrán plazo hasta el treinta y uno de mayo del año siguiente para adoptar su respectivo PTEE y deberán enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince días hábiles siguientes al vencimiento del plazo, informando acerca de su calidad de entidad obligada.

Sin embargo, la entidad recomendó que todas las empresas implementen los PTEE, estén o no obligadas, como una buena práctica empresarial y de buen gobierno corporativo.

¿Qué pasos se deben realizar para implementar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial?

Para implementar un PTEE, el máximo órgano social de la empresa deberá seguir los siguientes pasos señalados de manera general:

1. Expedir y definir la Política de Cumplimiento.
2. Definir el perfil del Oficial de Cumplimiento.
3. Designar al Oficial de Cumplimiento.
4. Elaborar el PTEE según la Política de Cumplimiento.
5. Aprobar el documento que contemple el PTEE.
6. Asegurar el suministro de los recursos económicos, humanos y tecnológicos que requiera el Oficial de Cumplimiento para el cumplimiento de su labor.

¿Qué debe contener un Programa de Transparencia y Ética Empresarial?

Es importante que las empresas tengan en cuenta que el PTEE debe desarrollarse individualmente, pues no existe un modelo unificado ni estándar.

De esta forma, a continuación, se enlistan las actividades tendientes a lograr un PTEE completo:

1. Diagnóstico o evaluación: De los riesgos de corrupción y soborno transnacional al que está expuesta la empresa y las medidas que ha adoptado hasta el momento, adoptando una matriz de riesgo en la que se identifiquen de manera detallada los riesgos y la probabilidad de ocurrencia.

2. Diseño: Según las características de la empresa, los riesgos detectados y las medidas a adoptar para mitigar esos riesgos.

 

3. Elaboración

• Compilación de todas las normas internas en materia de prevención y mitigación de los riesgos de corrupción y/o de soborno transnacional, así como los principios y valores éticos que la empresa considere apropiados, para llevar a cabo sus negocios de manera ética, transparente y honesta.
• La identificación y evaluación del riesgo.
• Las políticas y procedimientos generales para la gestión del riesgo, casos de entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros, remuneraciones y pago de comisiones a trabajadores y contratistas, gastos de la empresa relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje, contribuciones políticas de cualquier naturaleza y donaciones.
• Los sistemas de control y auditoria.
• Determinación de los deberes específicos de los trabajadores que estén expuestos al riesgo, relacionados con la prevención de la corrupción y soborno transnacional.
• Determinación de las responsabilidades asignadas a los administradores
• Determinación de las responsabilidades del Oficial de Cumplimiento (persona natural responsable de liderar y administrar el PTEE, con independencia y la capacidad de decisión), que deben ser entre otras:

1. presentar con el representante legal, para aprobación de la junta directiva o el máximo órgano social, la propuesta del PTEE,
2. presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social,

• velar porque el PTEE se articule con las políticas de cumplimiento adoptada por la junta directiva o el máximo órgano social,

1. velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del PTEE,
2. implementar una matriz de riesgos y actualizarla conforme a las necesidades propias de la empresa, sus factores de riesgo, la materialidad del riesgo y conforme a la política de cumplimiento;
3. definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección del riesgo, conforme a la política de cumplimiento para prevenir el riesgo y la matriz de riesgos,

• garantizar la implementación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe, de manera confidencial y segura acerca de incumplimientos del PTEE y posibles actividades sospechosas relacionadas con corrupción;
• verificar la debida aplicación de la política de protección a denunciantes que la empresa haya establecido y, respecto a empleados, la política de prevención de acoso laboral conforme a la ley,

1. establecer procedimientos internos de investigación en la empresa para detectar incumplimientos del PTEE y actos de corrupción,
2. coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación,
3. verificar el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia aplicable a la empresa,

• velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del riesgo,
• diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del riesgo que formarán parte del PTEE y
• realizar la evaluación del cumplimiento del PTEE y del riesgo al que se encuentra expuesta la empresa.
• Creación de programas de capacitación a sus trabajadores, asociados, administradores, contratistas y demás partes interesadas, sobre la prevención, autocontrol y gestión del riesgo.
• Creación de procedimientos sancionatorios adecuados y efectivos, de conformidad con las normas laborales y disciplinarias, respecto de infracciones al PTEE cometidas por cualquier trabajador o administrador.
• Creación de canales apropiados para permitir que cualquier persona informe de manera confidencial y segura acerca de actividades sospechosas relacionadas con el riesgo.
• Creación de procedimientos de archivo y conservación de documentos que estén relacionados con negocios o transacciones internacionales, en los que esté involucrada la empresa.

4. Traducir: de forma obligatoria el PTEE y la política de cumplimiento a los idiomas oficiales de los países donde la empresa realiza negocios o transacciones Internacionales o realice actividades por medio de sociedades subordinadas, sucursales u otros establecimientos, o incluso contratistas en otras jurisdicciones, cuando el idioma no sea el castellano.

5. Actualizar: las actualizaciones a la política de cumplimiento y al PTEE, cada vez que se presenten cambios en la actividad de la empresa que alteren o puedan alterar el grado de riesgo.

¿Cómo es el seguimiento y cumplimiento de la PTEE?

A fin de que la Circular referenciada se cumpla, la autoridad hará seguimiento mediante actividades de pedagogía, cumplimiento normativo y la actuación oportuna y temprana, a través de la promoción, información, divulgación, educación, guía y retroalimentación a las empresas, a sus administradores, Oficiales de Cumplimiento, revisores fiscales y, en general, a los empresarios del sector real, acerca de los riesgos de soborno transnacional y de corrupción, de los PTEE, así como verificaciones que le permitan identificar situaciones de riesgo o amenaza de incumplimientos normativos o de órdenes para su pronta corrección y debida ejecución.

Si a pesar de lo anterior la empresa incumple las obligaciones enunciadas, la Superintendencia de Sociedades en virtud de la Circular Externa 001-000012 del 2021, podrá dar órdenes administrativas de corrección por incumplimientos leves y no reiterados, e iniciar investigaciones administrativas sancionatorias que dan paso a imponer sanciones o multas, sucesivas o no, de hasta de 200 SMLMV.

De igual forma, con base en el artículo 35 de la Ley 1778 de 2016, la Superintendencia de Sociedades podrá imponer multas de hasta 200 SMLMV cuando exista sentencia penal contra el representante legal o los administradores, por el delito de cohecho por dar u ofrecer, si, con el consentimiento o tolerancia del condenado, dicha empresa se benefició de la comisión de ese delito.

¿Qué inquietudes tienes para adoptar el PTEE en tu empresa o sociedad?